Comece sua Gestão Bem Informado - Mestre Conselheiro

Esta publicação não é apenas para auxiliar os proximos Mestres Conselheiros,pois também tem coisas para Escrivões e etc.Olhem !!


MESTRE CONSELHEIRO

INÍCIO DA GESTÃO

Assim que um DeMolay se candidata a este cargo, deve ter conhecimento que terá muito trabalho, principalmente no início da gestão. Se for eleito, deverá de imediato articular as prioridades de sua administração, mas deverá passar por uma “via crucis” administrativa, antes de ser empossado e de assumir os trabalhos. Além de esquematizar sua plataforma de trabalho já definido o aspecto de sua gestão, p Mestre Conselheiro tem obrigação a cumprir imediatamente após sua eleição, vejamos as principais:

- Elaborar juntamente com o Conselho e Corpo Administrativo eleito, o Calendário de atividades da gestão, do qual trataremos posteriormente;

- Elaborar a Nominata completa, nomeando os cargos que estiverem em aberto;

- Elaborar o Fluxograma de Comunicações para a gestão e distribuí-los aos integrantes do Capítulo;

- entregar cópia do Calendário de Atividades e da Nominata ao escrivão em exercício para que este possa solicitar o ato do Oficial Executivo ratificando a eleição e autorizando a Cerimônia de Posse;

- Providenciar o mais breve possível cópias do Calendário de Atividades e da Nominata para as Lojas Maçônicas que prestigiam o Capítulo (Juntamente com o convite de Posse), para a zeladora da Loja e para os integrantes do Capítulo;

- Estabelecer em reunião com o Conselho e com o Corpo Administrativo, TODAS as metas e objetivos que cada oficial deve alcançar no período da gestão;

- Confeccionar e distribuir os impressos de relatórios mensais dos cargos do Corpo Administrativo e das Comissões, indicando as datas limites para a entrega;

- Deixar bem claros aos oficiais TODAS as metas e objetivos que o Mestre Conselheiro pretende alcançar no período da gestão;

CALENDÁRIO DE ATIVIDADES

O Calendário de Atividades é a fotografia do trabalho dos oficiais previsto pelos próprios. É conveniente, portanto, que seja elaborado com o máximo primor, pois este será praticamente o “cartão de apresentação” da noiva administração, e um trabalho bem feito sempre serão percebidos. Lembre-se: a primeira impressão é a que fica. Assim que as Lojas e outros Capítulos receberem o Calendário (deve ser remetido assim que confeccionado), deverão tomar por base o seu conteúdo e sua aparência. Seria até ridículo, se não fosse necessário, frisar que NÃO DEVEM em hipótese alguma haver erros ortográficos, de acentuação, gírias, nem mesmo erros de impressão. Pode-se adotar o modelo de Calendário de Atividades da gestão anterior, a título de sugestão de lay-out. Mas lembre-se: o Calendário de Atividades deve contar com as informações necessárias (datas, horários, atividades, locais, etc.) para que os leitores jamais possam criticá-lo por omissão de dados. Concomitantemente, deve-se procurar segui-lo com rigor absoluto, ou, em caso de mudança que possa se fazer necessária, avisar a todos os possíveis freqüentadores que podem inadvertidamente perder seu tempo comparecendo a alguma atividade cuja data foi modificada. Aqui seguem algumas sugestões quanto à técnica de confecção, passo a passo:

- Anote numa folha todos os sábados da gestão a ser programada;

- Rasure os dias que serão precedidos ou seguidos de feriados prolongados;

- Já para a primeira reunião, marque uma reunião administrativa para se planejar as perspectivas da próxima gestão que se inicia;

- Para a penúltima reunião, marque uma reunião administrativa para balanço da gestão;

- Verifique com o Assessor Regional e já marque para os dias necessário, o Encontro de Dirigentes e Congressos que haverá durante sua administração;

- Numa data conveniente (que não seja próxima a algum feriado prolongado), marque a Cerimônia de Iniciação, para que a reunião após a Cerimônia de Iniciação, marque uma reunião ritualística em Grau Iniciático para instrução de grau; uma reunião antes da Cerimônia de Iniciação, marque uma reunião em grau iniciático para ensaio da referida cerimônia, e duas reuniões antes da Cerimônia de Iniciação, marque uma reunião ritualística em grau iniciático para o escrutínio secreto;

- Noutra data conveniente marque a Cerimônia de Elevação de Grau, seguidos os mesmos passos do item anterior (escrutínio, ensaio, cerimônia e instrução de grau), porém, se trabalhando em grau DeMolay;

- Distribua as atividades dos dias obrigatórios nos dias convenientes, dando preferência a cerimônia especiais; caso não seja possível encaixar a celebração do dia obrigatório em alguma cerimônia especial já marcada, pode-se marcar uma cerimônia pública exclusiva para este fim, ou celebrar o dia obrigatório em uma reunião ordinária. Os dias obrigatórios previstos pela constituição DeMolay são:

- Dia em Memória de Jacques DeMolay – 18 de março;
- Dias da Mães – 2º sábado de maio;
- Dias dos Pais – 2º sábado de agosto;
- Dia da Pátria – 7 de setembro;
- Dia Educacional – 15 de outubro;
- Dia em Memória de Frank S. Land – em novembro;
- Dia do Meu Governo – em novembro;
- Dia do Conforto – próximo ao Natal.
Dá-se flexibilidade para se antecipar ou adiar a celebração de um dia obrigatório para que se os dias se encaixem ao calendário, porém é com considera-los no momento de se decidir as datas das cerimônias de iniciação e elevação de grau;
- Marque pelo menos em duas reuniões, palestras aos DeMolays ou palestras públicas que poderão ser agendadas posteriormente, e poderão ser ministradas no salão da Loja ou no Templo, por exemplo, numa cerimônia pública onde não hajam cerimônias magnas especiais (posse, iniciação ou elevação);
- Verifique a necessidades distribua outras cerimônias especiais facultativas, para cerimônias públicas ou não;
- Cerimônia das Flores;
- Cerimônias das Luzes;
- Cerimônias de Maioridade;
- Cerimônia “in Memórian’;
- Cerimônia de Recepção à Visitante Ilustre;
- Cerimônia de Confirmação de casamento;
- Outras cerimônias produzidas pelo Capítulo.

- Para os sábados que farão de feriados prolongados poderão ser programadas atividades de integração, esportivas, de lazer, etc; que não exigem a participação de todos os membros do Capítulo;

- É interessante que se faça o calendário em conjunto com os Capítulos mais próximos afim de não se marcar cerimônias magnas especiais nas mesmas datas, e assim impossibilitar a vista de comitivas de Capítulos visitantes. Para isso, pode-se contar com o auxílio do Assessor Regional.

RELATÓRIO DA GESTÃO

No final da gestão administrativa, deverá ser remetido ao Mestre Conselheiro Estadual, um relatório da gestão administrativa. É necessário, portanto, que todas as atividades do Capítulo sejam documentadas devidamente, a fim de se comprovar todos os eventos.

RELAÇÕES EXTERNAS

Deve-se manter constantemente através do Conselho Consultivo e da administração estadual, intercâmbio de informações com o maior número de Lojas Maçônicas e Capítulos, com o objetivo de se integrar todos os Capítulos da região e de se demonstrar os trabalhos da Ordem DeMolay nas Lojas Maçônicas, para possível fundações e instalações de Capítulos. É importante ressaltar que em qualquer contato com as Lojas Maçônicas, o Conselho Consultivo deve estar a par da situação, se já não estiver tratando diretamente com a loja.

SEGÜENCIA DE TRABALHO

Um Mestre Conselheiro deve ser, como já foi dito, organizado administrativamente. Para que possa estar sempre tranqüilo em sua gestão, deve ter programado bem seu calendário de atividades e segui-lo à risca. Mas para poder controlar corretamente todas as suas reuniões, deverá contar com uma agenda, onde anotará todos os lembretes e decisões importantes que tomará em suas reuniões, assim como cobranças administrativas, contatos, etc. Pode se fazer uso de uma Pauta de Reunia, que, em substituição a uma agenda, conterá todo o expediente do Mestre Conselheiro. Aqui vão algumas dicas para utilização eficiente de uma Pauta de Reunião:

- Separe uma folha da Pauta de reunião pra cada dia programado no calendário, anote antecipadamente o dia e a Ordem do Dia em cada folha (isto deve ser feito antes da cerimônia de posse, assim que o calendário de Atividades estiver pronto);

- Em um espaço conveniente, marque todos os assuntos, cobranças e eventos a serem tratados em cada reunião, assim que possível.

- Quando estiver dirigindo o capítulo e tratando do assunto da Pauta da Reunião, proceda da seguinte maneira: se o assunto for definitivamente resolvido, risque-o; se não for, anote imediatamente na folha da próxima reunião, afim de não se esquecer de tratar deste assunto.

- Lembre-se que TODOS os assuntos tratados devem estar anotados nas pautas. Isso implica na anotação imediata de todos os assuntos novos que surgirem durante a reunião.

- A’pios a reunião, proceda da seguinte maneira: transcreva os assuntos não resolvidos para a próxima pauta e risque-os da pauta da reunião que se findou. Após ter toda a Pauta de reunião riscada, marque-as à sua maneira, indicando que está liquidada (risque toda a folha e com dois traços grandes, por exemplo).

- Na pauta de reunião é conveniente já estar escrita a ordem dos trabalhos conforme o Ritual DeMolay;

- Junte todas as folhas em um bloco e lembre-se: este será seu instrumento e maior aliado no trabalho.

ADMINISTRAÇÃO DE COMISSÕES

Competem ao Mestre Conselheiro de um Capítulo a nomeação e controle administrativo de todas as comissões de trabalho. Apesar de ser uma tarefa relativamente fácil, alguns pontos dever ser sempre lembrados:

- Observar as normas específicas para nomeação de cada comissão, em sua forma (número máximo de integrantes – DeMolays, Seniores e Maçons);

- Conferir o relatório de todas as comissões, dar um parecer e sugestões justas e devolvê-los ao Presidente da Comissão na data estipulada;

- Não esperar que a gestão termine para perceber se uma comissão não esta trabalhando corretamente; interferir ou substituir seus integrantes assim que necessário baseado no relatório mensal apresentado.

INTEGRAÇÃO

O Mestre Conselheiro deve estar sempre integrado aos cargos administrativos, de forma a te ciência de seus trabalhos. Isso implica de assinar todos os documentos de importância que possam ser elaborados por estes oficiais. Ou seja, todos os livros administrativos, correspondências, convites e relatórios que se referirem ao Capítulo, devem contar a assinatura ciente do Mestre Conselheiro, incondicionalmente. Lembre-se: o Mestre Conselheiro é o líder do grupo, e a imagem do Capítulo depende dele, já que é o seu oficial representante e legítimo; portanto todos os oficiais, todos os membros devem conhecer o método de trabalho do Capítulo. Compete então ao Mestre Conselheiro fazer uma gestão com administração transparente e aberta para especulação de qualquer cidadão;

É seu dever cuidar que a Constituição da Ordem DeMolay seja devidamente observada, pelo Capítulo, que registros exatos sejam mantidos e contas ajustadas apresentadas, que todos os relatórios e remessas ao Supremo Conselho sejam feitas na época oportuna;

Não deve ser arrogante nem arbitrário e tem o dever de freqüentar todas as reuniões e desempenhar os deveres que naturalmente pertenceu ao seu cargo;

Além de outros deveres citados pelo Regimento Interno, Constituição e Estatuto;

Você Prometeu na Cerimônia de Posse:

* Seguir o caminho de Jacques DeMolay se o serviço e o dever assim exigirem;

* Sob a sua honra de DeMolay, exigirá de cada Membro um vida pura, elevado respeito a seus pais e consideração a todas as mulheres;

* Ser justo quando tiver decidindo entre dois Irmãos;

* Obedecer as leis de sua cidade, Estado e País, e merecer sempre a fama e caráter de bom cidadão;

* Procurar ajudar os Membros deste Capítulo na melhor realização dos deveres para com o seu querido País;

* Ajudar os aflitos e fatigados e nunca permitir que um Irmão passe necessidade;

* Sempre obedecer os Estatutos e ordens do Supremo Conselho da Ordem DeMolay para o Brasil;

* Nunca permitir que uma reunião termine sem uma palavra de oração para sua mãe, seu pai e o bem estar de seu País;

* Que os ambos Graus deste Ordem sejam conferidos pelo menos um vez durante seu período administrativo;

* Providenciar de melhor maneira possível para que sejam observadas os Dias Obrigatórios que ocorrem durante sua administração;

* Apoiar o sistema de escolar públicas e considerar que ele seja um baluarte de nossa cidadania;